Gestão de dados de clientes: como manter uma boa organização?

A gestão de dados de clientes é um importante processo no qual as empresas precisam investir constantemente, uma vez que essas informações sustentam as vendas.

Só que isso não é tão simples quanto muitos empreendedores imaginam, pois é necessário garantir a proteção dessas informações a qualquer custo. Afinal, estamos falando de dados confidenciais, como identidade, CPF, CNPJ, conta bancária, entre outros.

Confira, neste post, como organizar dados de clientes da melhor forma possível. Boa leitura!

Divida seus clientes em grupos

Separe-os em ativos e inativos e tente classificá-los em grupos que façam sentido para o seu negócio. Essa é uma prática muito utilizada por empreendimentos tradicionais, em que os consumidores são divididos em premium, Pessoa Jurídica, Pessoa Física etc.

Para aumentar a filtragem desses perfis, verifique se há necessidade de separá-los por porte financeiro e segmento. Ao fazer isso, você terá muitas possibilidades de relacionamento, ou seja, poderá fazer um atendimento diferenciado para cada grupo ou até encaminhá-los para vendedores que sejam especialistas em um determinado assunto.

Atualize o banco de dados constantemente

Atualizar o banco de dados constantemente é muito importante, pois, dessa forma, você garantirá que todos os registros estarão sempre corretos. Afinal, é comum que as pessoas mudem de endereço, telefone, e-mail, cargo e empresa, por exemplo. Sendo assim, ter as informações atualizadas lhe dá uma maior eficácia nas abordagens.

Não se esqueça de considerar informações que sejam realmente úteis. Para isso, filtre os dados que, de alguma forma, poderão facilitar sua gestão de vendas. Dessa forma, você evitará o excesso de dados inúteis, que podem prejudicar as atividades e sobrecarregar o sistema.

Tenha um bom sistema de segurança

Levantar registros e informações confiáveis para uma empresa pode levar meses ou até anos. Já pensou perdê-las devido a uma pane no computador? Para evitar que isso aconteça, é essencial que a gestão de banco de dados seja realizada por meio de um bom software de segurança.

Além disso, outra dica relevante é não permitir acesso livre ao banco de dados. Libere-os somente para pessoas autorizadas, pois a ferramenta poderá conter informações confidenciais de clientes e, por esse motivo, o acesso deve ser controlado.

Revise seu banco de dados

Medir a qualidade do controle de clientes por meio da revisão das informações coletadas e resultados conseguidos é uma excelente forma de saber se o trabalho está sendo bem-feito.

Atente para esse detalhe, pois você pode utilizar os cadastros para oferecer um melhor atendimento, melhorando a experiência de compra/venda e fazendo com que seus vendedores, por exemplo, ofereçam apenas os produtos ou soluções do interesse do seu nicho.

Utilize uma tecnologia focada em clientes

É inegável que a tecnologia foi criada para melhorar a vida da sociedade e das empresas, resolvendo demandas diárias e trazendo um ganho de economia e de tempo.

A boa notícia é que para a gestão de dados de clientes esse apoio é extremamente avançado. Portanto, evite utilizar somente planilhas, tabelas e as trocas de e-mail para gerenciar o processo. Essas soluções oferecem um bom auxílio, mas não são o bastante.

Uma boa saída é implantar um sistema de CRM, focado em vendas, que fornecerá suporte no controle de clientes, gestão de equipes e métricas. Além disso, alguns até podem ser integrados com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como e-mail e telefone. Sendo assim, procure um sistema desses e:

  • levante as opções disponíveis no mercado;

  • veja qual se adapta melhor à sua empresa e às suas atividades;

  • realize testes antes de decidir.

Assim, você terá acesso a uma tecnologia compatível com a realidade do seu negócio.

Esperamos que as dicas abordadas neste post possam lhe ajudar a melhorar a gestão de dados de clientes de sua empresa. Basta colocá-las em prática e investir pesado em tecnologia para garantir a organização e a segurança dos registros.

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