Notas fiscais: como investir em agilidade para uma boa gestão?

A tecnologia invadiu de uma vez as empresas brasileiras. As ferramentas que existem hoje vieram para ficar e é bem provável que elas continuem crescendo e ocupando cada vez mais espaço nas organizações, principalmente, em se tratando de gestão de notas fiscais.

No entanto, quem pensava que isso poderia ser um problema está enganado. Na verdade, a tecnologia proporcionou uma série de benefícios, entre eles a agilidade e a praticidade.

Neste artigo vamos mostrar como a utilização da tecnologia aplicada à gestão de notas fiscais pode proporcionar ganho de tempo e agilidade no âmbito empresarial. Confira!

O papel da tecnologia na otimização da gestão fiscal

O papel principal da tecnologia nos processos fiscais é a própria emissão. Afinal, com a ampliação da abrangência do projeto NF-e, cada vez mais estão surgindo novos documentos fiscais digitais.

Somente isso já seria o suficiente para que todas as empresas adotassem a tecnologia em sua gestão de notas fiscais, porém, os benefícios que ela pode proporcionar vão além, como veremos mais abaixo.

Atualmente existem sistemas informatizados capazes de integrar todos os departamentos da empresa, fazendo com que todos os setores atuem de forma otimizada e, principalmente, com mais agilidade e eficiência.

As principais mudanças trazidas pela NF-e

Além da facilidade de emissão e integração com outros sistemas, a NF-e também impactou a forma como as empresas trabalhavam. Com ela, acabou aquela velha história de emitir documentos fiscais com falta de informações. Além disso, ela proporciona maior segurança ao evitar algumas tentativas de fraudes.

O armazenamento é um outro desafio. Sabemos que o documento que comprova a existência de uma nota fiscal é o seu arquivo XML, e como se trata de um elemento digital, é necessário ter um espaço virtual para que ele seja guardado.

Hoje em dia existem alguns sistemas que fazem o armazenamento e gestão desse tipo de documento, alguns deles possibilitam, inclusive, a utilização de um espaço na nuvem.

As vantagens da otimização da gestão fiscal para a empresa

Confira agora as principais vantagens operacionais e administrativas que a tecnologia de otimização da gestão fiscal pode proporcionar ao seu negócio.

Preenchimento automatizado

Com os sistemas de emissão de nota fiscal, o preenchimento é realizado quase que de forma automática, com apenas alguns cliques. Isso possibilita ter uma equipe de faturamento mais enxuta e trabalhando com mais agilidade.

Redução de erros humanos

Os sistemas informatizados são parametrizados da forma correta e de acordo com a legislação fiscal. Isso acaba prevenindo que erros ou falta de conhecimento da Lei prejudiquem a gestão fiscal do negócio.

Integração com outros setores

A tecnologia também proporciona a integração entre os departamentos. Por exemplo, ao emitir uma nota fiscal de venda de algum produto, automaticamente, o estoque é movimentado e o setor de contas a receber é acionado a fim de acompanhar o pagamento por parte daquele cliente.

Segurança na transmissão

Outro fator de extrema importância é a segurança na transmissão. Esse procedimento é realizado com a utilização do certificado digital, portanto, todos os dados são protegidos e criptografados por essa ferramenta.

Além disso, hoje em dia é praticamente impossível perder uma nota fiscal, pois o arquivo XML pode ser facilmente baixado no portal da NF-e.

Portanto, a tecnologia voltada à otimização da emissão e gestão de notas fiscais proporcionará além do perfeito atendimento à legislação, grandes benefícios voltados à agilidade e praticidade em todos os processos da empresa.

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