Gestão Inteligente: por que usar ferramentas para integrar dados?

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Camila Wolfer, 27 anos, formada em Sistemas de Informação, Coordenadora de Relacionamento na Migrate. Responsável por fidelizar e manter o bom relacionamento com parceiros, buscando excelência no Customer Success, com experiência em atendimento a clientes no setor público e privado e emissão fiscal.


Não é novidade dizer que a tecnologia trouxe muitos benefícios para os empresários. Atualmente, existem várias ferramentas que proporcionam uma gestão mais inteligente, moderna e eficiente.

Por meio dos recursos oferecidos, é possível integrar informações, ter mais segurança, agilidade e, o principal, conquistar melhores resultados. Tudo isso sem contar a economia com mão de obra e espaços físicos para o arquivo de documentos.

Se você ainda não sabe quais são essas ferramentas, como utilizá-las para integrar sistemas e quais são as vantagens disso, continue a leitura deste post.

O que são ferramentas de gestão integrada?

Ferramentas de gestão são softwares para computadores que, quando instalados, permitem que você organize toda a sua empresa em um só lugar.

Por meio deles, é possível preencher planilhas, gerar relatórios automáticos, fazer contas, organizar uma agenda de atividades, controlar o fluxo de caixa, emitir notas fiscais, calcular a data de pagamento dos impostos, arquivar documentos e muito mais.

Isso significa que é possível fazer uma gestão integrada de vários setores da empresa, facilitando a comunicação entre as equipes, reduzindo erros e, consequentemente, otimizando o tempo.

A integração de sistemas de gerenciamento pode levar à redução de custos e utilização eficiente de recursos dentro de uma organização. Isso acontece porque as informações registradas por uma pessoa podem ser utilizadas por outras, desde que todas tenham acesso a esse sistema.

Como escolher uma ferramenta de gestão inteligente?

Cada ferramenta tem um layout próprio e uma função específica, mas, no geral, todas são fáceis de usar e podem ser configuradas da forma que o usuário achar melhor.

Antes de decidir qual ferramenta você prefere contratar, é importante atentar para alguns cuidados, veja:

  • faça uma pesquisa de mercado e pense no que você realmente precisa;
  • verifique a possibilidade de utilizar por um período de teste e converse com o suporte técnico para obter informações;
  • busque parceiros confiáveis;
  • mantenha o foco no seu negócio.

Além de garantir que o sistema tenha todos os recursos necessários para alcançar o sucesso no longo prazo, também é bom ficar atento a alertas que possam dificultar ou impedir processos quando você quiser expandir seu negócio.

Evite sistemas que não são atualizados regularmente ou não são personalizáveis, bem como soluções cujos registros não podem ser importados para outros softwares.

Ao fazer uma boa escolha, você terá feito um bom investimento. Por outro lado, um software ruim, que não atende às suas necessidades, será somente um desperdício de recursos.

Quais são as vantagens de contratar esse serviço?

Para se manter e prospectar no mercado, as organizações precisam analisar e automatizar seus processos fiscais. Ao fornecer produtos e serviços de qualidade, elas devem considerar suas diversas áreas de gerenciamento e checar se o uso dos recursos disponíveis proporciona vantagens competitivas.

Nesse cenário, os sistemas de gestão inteligente podem ser bons aliados. Com um sistema de gerenciamento integrado, você trabalha em conjunto com diversas funções alinhadas a um único objetivo: melhorar o desempenho da empresa.

Além disso, existem outros benefícios em ter um software de gestão inteligente. Confira, a seguir, os principais.

Otimização do tempo

Ao implementar um software de gestão integrada na sua empresa, você reduzirá o tempo destinado a cada tarefa, uma vez que vai ter acesso a tudo que precisa em um único local.

Os dados registrados também são salvos automaticamente. Isso quer dizer que funcionários de departamentos diferentes não precisam inserir os mesmos dados várias vezes — como se estivessem usando diversos softwares. Essa funcionalidade traz economia de mão de obra e melhora a produtividade geral da empresa.

Controle das finanças

Por meio de uma gestão inteligente também será mais fácil administrar as finanças, já que o sistema gera controle automático sobre a entrada e saída de mercadorias ou o número de serviços prestados no mês, por exemplo.

Esse software também permite que os gerentes tenham acesso imediato a informações financeiras importantes. Essa característica agiliza a tomada de decisões e ajuda a melhorar significativamente as estratégias e os resultados do negócio.

Integração de dados

Um efeito da centralização de informações em um único sistema é que todos os departamentos na empresa estarão conectados uns aos outros. Como resultado, a comunicação entre as diferentes áreas torna o fluxo de trabalho mais eficiente e simplificado.

Além disso, como o sistema é integrado, é possível que todas as informações registradas nele fiquem disponíveis imediatamente para o seu contador, evitando problemas relacionados ao envio de documentos, por exemplo.

Segurança das informações

Um bom sistema de gestão inteligente oferece configurações avançadas de permissão de usuário. Por meio desse recurso, é possível impedir que dados confidenciais acabem em mãos erradas. Os usuários cadastrados poderão acessar somente o que precisam do sistema.

Além disso, esses softwares oferecem backup automático sete dias por semana. Todas as informações registradas ficam arquivadas na nuvem — o que garante que você possa recuperá-las em caso de falhas no sistema ou tentativas de invasão.

Como realizar a gestão inteligente na sua empresa?

Você também quer ter acesso a essas vantagens? Para alcançar esse objetivo é imprescindível que você coloque em prática a gestão inteligente na sua empresa. A seguir, listamos os principais passos para tornar isso uma realidade no seu negócio. Acompanhe!

Otimize recursos

Quando uma empresa identifica que precisa melhorar a sua gestão, é possível perceber que, na maioria dos casos, há problemas com gastos excessivos, seja no uso de materiais, seja na falta de controle das suas despesas.

Para implementar uma gestão inteligente, o primeiro passo é otimizar o uso dos recursos da sua empresa. Para isso, é preciso mapear todo o processo organizacional do negócio para identificar possíveis falhas e evitar retrabalhos.

Fazer uso da tecnologia nesse momento é fundamental para otimizar as atividades de todos os departamentos e, com isso, reduzir custos.

Implemente o uso de softwares de gerenciamento

A gestão inteligente inclui o investimento em softwares de gerenciamento (CRM e ERP) com o objetivo de reduzir os gargalos que prejudicam o fluxo de trabalho. Veja o que eles podem fazer pelo seu negócio:

  • CRM: ajuda a atender, de maneira eficiente, as demandas dos seus consumidores. Dessa forma, é possível melhorar o gerenciamento da relação com os seus clientes. Isso faz com que a experiência do cliente seja otimizada, aumentando, assim, as chances de fidelização, aumento nas vendas e na lucratividade;
  • ERP: auxilia no gerenciamento eficaz de diversos departamentos da empresa, como o setor de finanças, vendas, estoque, produção RH etc. Tudo é feito de maneira unificada, a fim de possibilitar ao gestor uma visão mais macro e controle do seu negócio.

Promova a integração de dados

A integração de dados permite que a gestão da empresa seja mais ágil e consistente, tendo em vista que ele oferece diversas vantagens que auxiliam a sua tomada de decisão, como:

  • migração de dados;
  • armazenagem de dados;
  • gerenciamento de dados;
  • integração de informações.

A partir dessa integração, todos os colaboradores podem ter acesso às informações relacionadas ao negócio. Isso faz com que estratégias corretas baseadas em dados concretos sejam colocadas em prática para garantir o sucesso das suas ações.

Melhore a produtividade e a lucratividade

Ao colocar em prática a gestão inteligente, você perceberá a necessidade de implementar a automação de processos para facilitar a reestruturação empresarial.

Dessa maneira, as tarefas vão fluir de forma mais efetiva, tornando seus colaboradores mais motivados e produtivos. Consequentemente, haverá um aumento nas vendas e na lucratividade da empresa, destacando-a da concorrência.

Como escolher o CRM e ERP ideal?

Encontrar a solução mais adequada para o seu negócio é essencial para ter uma gestão inteligente. Nesse sentido, você precisará:

  • definir suas necessidades;
  • entender as funcionalidades dos softwares;
  • avaliar a complexidade da empresa;
  • considerar a facilidade de implementação do sistema;
  • definir um orçamento.

Com base nessas informações, você vai conseguir tomar sua decisão com mais segurança e tranquilidade, na certeza de que fez a melhor escolha.

Como o InvoiCy pode ajudar nos processos da sua empresa?

O InvoiCy Digitação é uma solução para empresários que buscam um software completo para cumprir suas obrigações fiscais. A partir de um sistema intuitivo e inteligente, é possível emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de forma rápida e segura.

O software proporciona agilidade em lançamentos e cadastros de clientes e produtos, bem como oferece uma ferramenta para importação e exportação de dados para contabilidade.

Além disso, o sistema é online. Com armazenamento em nuvem, tudo já estará instalado e pronto para uso imediato. Dessa forma, ao facilitar o trabalho em conjunto, você poderá obter um verdadeiro esforço de equipe, que permitirá o uso das diferentes habilidades de sua mão de obra para atingir bons resultados.

A gestão inteligente facilita o trabalho, melhora a rotina do escritório e o seu relacionamento com clientes. Não há dúvida de que esse tipo de investimento vale a pena, afinal, você colherá os frutos e terá oportunidades de destinar seu tempo para ações ainda mais estratégicas para o negócio.

Você já conhecia os benefícios de uma ferramenta de gestão inteligente? Então, continue a visita em nosso blog e entenda um pouco mais sobre métricas de gestão e entenda quais são as principais para um software house!

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